Polisi preifatrwydd

Y Gwasanaeth Arian a Phensiynau

Fel ag o’r 1af Ionawr 2019, mae Pension Wise, Y Gwasanaeth Cynghori Ariannol a’r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau yn cael eu cyflenwi gan y Gwasanaeth Arian a Phensiynau. Nid yw eich hawliau preifatrwydd data yn cael eu heffeithio.

Gellir dod o hyd i hysbysiad preifatrwydd y Gwasanaeth Arian a Phensiynau yma.

Os hoffech gael mwy o wybodaeth ar sut mae eich data yn cael ei brosesu, e-bostiwch contact@pensionwise.gov.uk.

Gellir dod o hyd i fwy o fanylion am eich hawliau yn https://ico.org.uk/your-data-matters

Beth yw Pension Wise?

Mae Pension Wise yn wasanaeth am ddim a diduedd y llywodraeth sy’n eich helpu i ddeall eich opsiynau pensiwn cyfraniad diffiniedig.

Darperir y gwasanaeth mewn partneriaeth gyda Cyngor ar Bopeth, Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Teleperformance.

Eich data personol

Mae Pension Wise yn casglu ac yn storio data personol at ddibenion eich darparu gydag arweiniad Pension Wise, ac at ddibenion ansawdd ac hyfforddiant yn unol â’r gofyniad statudol a ddisgrifir yn Adran 333B (1) o Ddeddf Gwasanaethau a Marchnadoedd Ariannol 2000. Mae sail gyfreithlon ar gyfer Pension Wise i brosesu data personol wedi’i nodi yn Erthygl 6 (1) (e) o’r Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol fel a ganlyn:

mae angen prosesu ar gyfer cyflawni tasg a wnaed er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolwr

Bydd eich data ond yn cael ei rannu rhwng Pension Wise a’n partneriaid cyflenwi (Cyngor ar Bopeth, Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Teleperformance) lle bo hynny’n angenrheidiol er mwyn rhoi arweiniad Pensiwn Wise i chi.

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gydag unrhyw sefydliadau eraill at ddibenion marchnata neu ddibenion masnachol, ac nid ydym yn trosglwyddo’ch manylion i wefannau eraill.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth - trefnu apwyntiad

Pan fyddwch yn defnyddio ein system trefnu apwyntiad ar-lein neu ffonio ein llinell ffôn trefnu apwyntiad, gofynnir i chi roi eich enw, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, a math o bensiwn a fydd yn cael ei storio ar ein system a’i ddefnyddio at ddibenion gwirio cymhwyster a threfnu slot apwyntiad ar amser / lleoliad sy’n ddymunol i chi gydag un o’n harbenigwyr arweiniad. Efallai y byddwn yn defnyddio’r rhif ffôn a roddwyd gennych i anfon neges testun atoch i’ch atgoffa bod eich apwyntiad yn dod i fyny. Efallai y byddwn hefyd yn storio data am unrhyw addasiadau rhesymol y bydd eu hangen arnoch i’ch helpu i gael mynediad i’r apwyntiad

Os nad oes gennych unrhyw gysylltiad pellach â Pension Wise ar ôl trefnu apwyntiad (er enghraifft, os byddwch wedyn yn canslo’r apwyntiad a ddim yn ail drefnu apwyntiad), bydd eich data personol yn cael ei storio yn ein system trefnu apwyntiad am uchafswm o 2 flynedd o’r dyddiad y trefnwyd yr apwyntiad ac yna’n cael ei ddileu. Mae galwadau i’n llinell trefnu apwyntiad yn cael eu recordio a’u storio am 6 mis.

Ar gyfer sgwrs awe cymhwyster gyda’r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau, mae eich trawsgrifiad yn cael ei storio am gyfnod o 12 mis cyn cael ei ddileu.

Nodir y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol Pensiwn Wise at y diben hwn yn Erthygl 6 (1) (e) o’r Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – apwyntiadau arweiniad

Cyflwynir apwyntiadau wyneb yn wyneb a dros y ffôn trwy Gyngor ar Bopeth, Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Teleperformance.

Yn ystod apwyntiad arweiniad Pension Wise, bydd cwestiynau yn cael eu gofyn ynglŷn â’ch materion personol a theuluol, trefniadau a chynlluniau ariannol a chyflwr iechyd cyffredinol er mwyn llywio’r drafodaeth gyda’r arbenigwr arweiniad.

Gellir storio rhai o’r manylion hyn ar ein systemau fel rhan o gofnod eich apwyntiad.

Data personol

Nodir y sail gyfreithlon i Pensiwn Wise brosesu’r data hwn ar gyfer cyflwyno apwyntiadau ar y cyd â’n partneriaid cyflwyno (rhwydwaith Cyngor ar Bopeth ar Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau), a storio eich data’n ddiogel am uchafswm o 2 flynedd, yn Erthygl 6 (1) (e) o’r Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol; “perfformiad tasg a gynhaliwyd er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolwr”.

Ar gyfer apwyntiadau ffôn gyda’r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Chyngor ar Bopeth, caiff manylion allweddol o’ch apwyntiad eu storio, a caiff galwadau eu recordio a’u storio, am uchafswm o ddwy flynedd cyn cael eu dileu.

Ar gyfer apwyntiadau a gyflwynir gan rwydwaith Cyngor ar Bopeth, byddant yn gofyn am eich caniatâd i storio manylion allweddol eich apwyntiad am gyfnod o chwe blynedd, yn unol â’u polisi cadw trefniadaethol. Mae hyn i ymateb i unrhyw sylwadau/cwynion sy’n codi o fewn statud y cyfnod cyfyngu 6 mlynedd. Nodir y sail gyfreithlon am hwn yn Erthygl 6 (1) (a) o’r Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol; “mae’r pwnc data wedi rhoi caniatâd i brosesu ei data/ei ddata personol ar gyfer un neu fwy diben penodol”.

Gellir tynnu caniatâd ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Chyngor ar Bopeth yn uniongyrchol, neu drwy e-bostio contact@pensionwise.gov.uk

Data iechyd

Ar gyfer apwyntiadau wyneç yn wyneb a gyflwynir gan Gyngor ar Bopeth Cymru a Lloegr, gall unrhyw ddata iechyd sylfaenol rydych yn ei ddarparu wrth ofyn am apwyntiad ar-lein ac yn ystod yr apwyntiad gael ei storio yn nhermau cyffredinol fel rhan o’r cofnod o’r apwyntiad, lle mae’n berthnasol i’ch opsiynau pensiwn (er enghraifft, gall cyflwr iechyd eich galluogi i gael blwydd-dal uwch). Ble mae hyn yn digwydd, mae prosesu a chadw’r data hwn am uchafswm o 2 flynedd yn unol ag Erthygl 9 (2) (g) o’r Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol, mewn cyfeiriad at Atodlen 1, Rhan 2 (6) (1 a 2 ) o Ddeddf Diogelu Data 2018.

Bydd Cyngor ar Bopeth yn gofyn am eich caniatâd i storio unrhyw ddata iechyd sylfaenol a drafodir yn eich apwyntiad am gyfnod o chwe blynedd, yn unol â’u polisi cadw trefniadaeth. Mae’r broses ganiatâd hon yn unol ag Erthygl 9 (2) (a) o’r Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol.

Gellir tynnu caniatâd ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Chyngor ar Bopeth yn uniongyrchol, neu drwy e-bostio contact@pensionwise.gov.uk

Byddwch yn cael crynodeb o’ch apwyntiad.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth - crynodeb o apwyntiad

Ar ôl eich apwyntiad byddwn yn anfon dogfen safonol i chi sy’n crynhoi cynnwys craidd yr apwyntiad Pension Wise. Byddwn yn gofyn am eich cyfeiriad post a/neu gyfeiriad e-bost i anfon hwn i chi. Rydym hefyd yn defnyddio’ch cod post i ddeall ble mae ein cwsmeriaid sy’n cael apwyntiad wedi’u lleoli ar draws y DU.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – gwefan

Mae’r wybodaeth a gasglwn ar y wefan yn cynnwys:

  • cwestiynau, ymholiadau neu adborth rydych chi’n eu gadael, gan gynnwys eich cyfeiriad e-bost os byddwch yn anfon e-bost at Pension Wise
  • eich cyfeiriad IP, a manylion pa fersiwn o’r porwr gwe a ddefnyddwyd gennych
  • gwybodaeth am sut rydych yn defnyddio’r wefan, gan ddefnyddio cwcis a thechnegau tagio tudalen i’n helpu i wella’r wefan

Mae hyn yn ein helpu ni i:

  • gwella’r safle trwy fonitro sut y caiff ei ddefnyddio
  • ymateb i unrhyw adborth a anfonwch atom, os ydych wedi gofyn i ni
  • rhoi gwybodaeth i chi am wasanaethau lleol os ydych eisiau hynny

Ni allwn adnabod eich defnydd o’r wefan yn bersonol wrth ddefnyddio’r data hwn.

Bydd unrhyw ddata personol a gesglir yn cael ei ddileu ar ôl cael ei storio’n ddiogel am uchafswm o 2 flynedd.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth - cwynion

Os oes gennych gŵyn fyw, byddwn yn storio eich data trefnu ac apwyntiad am fwy na’n cyfnod cadw safonol os bydd angen ymateb yn effeithiol i’r gŵyn a delio ag unrhyw apeliadau dilynol. Bydd unrhyw gwynion yn cael eu storio am 2 flynedd o ddyddiad y penderfyniad.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – ymchwil

Yn ystod eich rhyngweithiadau â Pension Wise, gofynnir i chi a fyddech yn fodlon bod ein partner ymchwil yn cysylltu â chi. Os ydych yn cytuno i hyn, efallai y bydd Ipsos Mori yn cysylltu â chi i ofyn a ydych am gymryd rhan mewn ymchwil a gwerthusiad o’ch profiad o Pension Wise. Mae cymryd rhan yn gwbl wirfoddol ac ni fydd yn effeithio ar y gwasanaeth a gewch gan Pension Wise. Mae’r ymchwil yn cynnwys gofyn cwestiynau i chi am eich profiad o’r gwasanaeth Pension Wise, a’r camau yr ydych wedi’u cymryd tuag at gael mynediad i’ch pensiwn ers eich apwyntiad. Mae’r ymchwil hwn yn ein helpu ni i ddatblygu a gwella’r gwasanaeth Pension Wise.

Gallwch dynnu’ch caniatâd i Ipsos Mori gysylltu ar unrhyw adeg, trwy e-bostio contact@pensionwise.gov.uk

Storio’ch data yn ddiogel

Rydym yn storio eich data ar serfwyr diogel o fewn yr UE. Mae gennym weithdrefnau a nodweddion diogelwch ar waith i gadw eich data yn ddiogel ar ôl i ni ei dderbyn.

Dolenni i wefannau eraill

Mae Pension Wise yn cynnwys dolenni i ac o wefannau eraill.

Dim ond i Pension Wise y mae’r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol, ac nid yw’n cwmpasu gwasanaethau a thrafodion eraill y llywodraeth rydym yn cysylltu iddynt.

Os ydych yn mynd i wefan arall o’r un yma, darllenwch y polisi preifatrwydd ar y wefan honno i ddarganfod beth mae’n ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Eich hawliau

Hawl i wrthwynebu

Yn unol ag Erthygl 21 o’r Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol, mae gennych yr hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich data. Yn dibynnu ar natur y cais, gall hyn ymyrryd â’n gallu i roi arweiniad i chi. Er enghraifft, os oeddech eisiau apwyntiad ffôn ond yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio’ch rhif ffôn, ni fyddem yn gallu eich ffonio chi i gynnal yr apwyntiad. Fel enghraifft arall, os gwnaethoch wrthwynebu i ni ddefnyddio eich cyfeiriad e-bost a’ch cyfeiriad post, ni fyddem yn gallu anfon cadarnhad o’ch trefniant apwyntiad, neu grynodeb o’ch apwyntiad.

Hawliau eraill

Mae gennych yr hawl i gael mynediad at unrhyw un o’ch data personol y mae Pension Wise yn ei ddal. Mae gennych hawl i gael copi o’ch data, a’r hawl i gywiro unrhyw anghywirdeb yn y data. Gallwch ofyn am ddileu rhywfaint neu’ch holl ddata neu gyfyngiad yn y defnydd o’ch data. Gallwch hefyd ofyn bod rhywfaint o’r data sydd gennym yn cael ei drosglwyddo i drydydd parti.

Os hoffech gysylltu â ni mewn perthynas â’ch data neu ein polisïau data, gallwch e-bostio contact@pensionwise.gov.uk gan nodi’ch ymholiad.

Mae gennych yr hawl i godi pryderon sydd gennych ynglŷn â thrin eich data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Mae rhagor o fanylion am eich hawliau a’r broses ar gyfer codi pryderon ar gael yn ico.org.uk/for-the-public

Y Swyddog Diogelu Data sy’n gyfrifol am y gwasanaeth Pension Wise yw Emma Wheeler.